Wszyscy pracodawcy zobowiązani są do odprowadzania należnych składek ubezpieczeniowych za każdego pracownika, wypłacania wynagrodzenia i odprowadzania zaliczki na PIT z każdego wynagrodzenia. Jak zatem prawidłowo prowadzić kadry przedsiębiorstwa?
Kadry to jeden z elementarnych działów w księgowości przedsiębiorstwa, które zatrudniają dużą ilość pracowników. W nich obliczane są wynagrodzenia, składki ubezpieczeniowe , a także zaliczki na podatek dochodowy. Składają się one z dokumentów przedstawiających wszystkie potrzebne, w celach wynagrodzeniowych, podatkowych i składkowych, dane umożliwiające obliczenia, które posłużą do sporządzania rocznych deklaracji podatkowych i składkowych. Do najważniejszych dokumentów kadrowych należy kartoteka wynagrodzeń, w której skład wchodzi lista płac pracowniczych.
Kartoteka wynagrodzeń musi składać się z takich informacji jak:
- dane o zatrudnieniu ( data zawarcia, ewentualna data zakończenia umowy, rodzaj umowy)
- dane o wynagrodzeniu (płaca zasadnicza, dodatki, premia, nagrody i inne)
- dane adresowe osoby zatrudnionej ( województwo, poczta, gmina, numer mieszkania, telefon, kraj, ulica, kod pocztowy, miejscowość, powiat, numer domu)
- dane osobowe osoby zatrudnionej (imię i nazwisko, NIP, imię matki, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, data urodzenia, miejsce urodzenia, imię ojca, drugie imię, PESEL, nazwisko rodowe)
Lista płac
To dokument księgowy, występujący w rachunkowości, potwierdzający naliczenie wypłaty dla pracowników, wraz ze wszystkimi składkami uiszczanymi zarówno przez pracowników, jak i pracodawcę. Powinna ona posiadać stałe elementy, czyli:
- informacje o przyznanych premiach
- informacje o wynagrodzeniu netto i brutto
- informacje o wysokości odprowadzonej zaliczki na podatek dochodowy
- informacje o wysokości wymiaru podstawy
- wykaz nadgodzin
- informacje o wysokości składek ZUS-owskich
- nr stron
- nazwę pracodawcy
- podpisy osoby akceptującej i sporządzającej
- oznaczenie lub nazwę listy płac
- informacje o przyznanych nagrodach
- datę sporządzenia
- informacje o zwolnieniach chorobowych za dany miesiąc
- miesiąc, którego dotyczy
- informacje o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu
- informacje o przyznanych prowizjach